Charte et règlements du club Escadrille du Haut Richelieu

62 rue Dumas Candiac Qc. J5R 6K6

27 Septembre 2020

 

Table des matières

INFORMATION PRÉLIMINAIRE

INFORMATION AUX MEMBRES

MEMBRES DE L’EXÉCUTIF

LES RESPONSABILITÉS DE L’EXÉCUTIF

DISPOSITIONS FINANCIÈRES DISPOSITIONS SOCIALES

Annexe 1: RÈGLEMENTS 2020

Annexe 2 : MODIFICATIONS DU 14/04/24

                                               

 

INFORMATION PRÉLIMINAIRE

1.     La présente corporation, connue et désignée sous le nom de : Escadrille du Haut Richelieu, est incorporée comme organisme sans but lucratif selon la troisième partie de la Loi sur les compagnies (Québec) le 2 Janvier 2000, sous le numéro matricule # 1143195106

2.     Siège social. Le siège social de la corporation est établi dans la ville de St-Constant ou à tout autre endroit que le conseil d'administration de la corporation pourra déterminer. 

3.     Le fait français étant prédominant au club, la langue française doit être utilisée pour toute communication écrite et parlée avec le conseil d’administration.

 

Le club Escadrille du Haut Richelieu se définit comme une association sans but lucratif de personnes qui pratiquent l’aéromodélisme téléguidés et basé sur le bénévolat.

OBJECTIF

Le club Escadrille du Haut Richelieu a pour but de promouvoir le modélisme de maquettes téléguidées tout en suivant les règlements et consignes édictés par le M.A.A.C. (Modélistes Aéronautiques Associés du Canada). Ce club se veut être un endroit où tous les membres, débutants, intermédiaires et experts puissent pratiquer leur loisir de manière structurée et sécuritaire dans un endroit adéquat.

Plus particulièrement, le Club Escadrille du Haut Richelieu a pour mandat :

a.      De gérer l’ensemble des activités sur le terrain loué ou prêté au Club.

b.     D'aider les nouveaux adeptes de ce loisir en les guidant dans leur apprentissage.

c.      Faire respecter les règlements du MAAC

MEMBRES

Le Club Escadrille du Haut Richelieu s'adresse à toutes personnes désirant pratiquer l’aéromodélisme téléguidé dans un environnement sécuritaire et sanctionné par le M.A.A.C.

Compte tenu de la limitation de l’espace aérien causé par l’autoroute 10, les maisons environnantes ainsi que la grandeur du stationnement, le nombre de membres maximum est fixé à 60.

Tout membre qui n’aura pas payé sa cotisation annuelle au plus tard le 31 mars perdra sa priorité de devenir membre pour l’année en cour et pourra être remplacé par une personne en attente de devenir membre.

Les membres doivent obligatoirement être un membre en règle de M.A.A.C. et avoir rempli et signé le formulaire d’adhésion.

Les adhérents sont reconnus membres pour une année civile par le biais de leur carte de membre du club Escadrille du Haut Richelieu.

Seulement les membres en règle ont le droit de vote.

Le terme « membre familial » comprend conjoint(e) et enfants vivants sous le même toit et âgés de moins de 18 ans.

Tout membre désirant se retirer du Club doit signifier le conseil d’administration par écrit. Le cas échéant, aucun remboursement ne sera effectué.

Un membre expulsé par le conseil d’administration aura droit au remboursement de sa cotisation pour l’année en cours.

Tout nouveau membre doit faire l’objet d’acceptation par le conseil d’administration. L’exécutif se réserve le droit de refuser toute application sans avoir à donner de raison.

VISITEUR PILOT

Tout visiteur peut utiliser gratuitement et occasionnellement les installations du club pourvu qu'il soit membre de M.A.A.C. ou de l’A.M.A. et membre en règle d’un club (il doit en faire la demande) ou accompagné d’un membre du club. Ce privilège vise à favoriser les échanges interclub et est valable un maximum de deux visites.

Tout visiteur doit se conformer aux règlements du club.

 

 

 

ADMINISTRATION

NOMBRE DE MEMBRES DANS L'EXÉCUTIF

Le club Escadrille du Haut Richelieu est dirigé par un exécutif composé de cinq (5) personnes élues par les membres lors de l'assemblée générale annuelle. Les postes sont : Président, Vice-Président, secrétaire, trésorier et un ou des administrateurs. Ce nombre pourrait varier à la suite d’un accord lors d’une assemblée générale des membres. Si toutefois le poste de secrétaire et trésorier sont jumelé, il y aura 2 administrateurs pour respecter un nombre impair.

Le secrétaire peut cumuler le poste de trésorier, le cas échéant un administrateur sera nommé pour atteindre le nombre de membre requis dans l’exécutif.

DURÉE DES MANDATS

Tout membre de l'exécutif entre en fonction lors de son élection à l'assemblée générale. Il demeure en poste deux ans, sauf si dans l'intervalle, il démissionne. Toute démission doit être signifiée au secrétaire ou président par écrit.

Dans ce cas les autres membres de l'exécutif peuvent nommer un membre pour le remplacer jusqu'à la prochaine assemblée générale.

Afin de garder une continuité dans l’exécutif il est souhaitable de remplacer un Maximum de 2 membres sur 5 annuellement. 

Les élections des administrateurs seront tenues lors d’une assemblée en novembre, mais le nouveau conseil d'administration ne prendra ses fonctions qu'en date du premier janvier suivant.

Tout membre sortant peut être réélu pour un autre terme.

  

PROCESSUS D’ÉLECTION :

Tout membre peut se présenter à l’élection annuelle. Les membres qui auront obtenus le plus de votes ou qui auront été élus par acclamation feront partis du conseil d’administration.   Les membres élus du conseil pourront déterminer entre eux qui occupera les différents postes de président, vice-président, secrétaire, trésorier ou administrateur.

POSTE VACANT

Il y un poste vacant dans le conseil d'administration lors de:

a)   La mort ou la maladie d'un de ses membres.

b)  La démission par écrit d'un membre du conseil.

c)   L'expulsion d'un membre du conseil (inconduite).

d)  Absences non motivées trop fréquentes (demande de démission).

 

 

RÉMUNÉRATION ET DÉPENSES

Les membres de l'exécutif ne sont pas rémunérés pour leurs services et ne sont pas exempts de payer leurs cotisations annuelles. 

A moins d’une situation spéciale et approuvée par les membres, il n’y a aucun remboursement de dépenses sauf pour les dépenses courantes.

 

 

INFORMATION AUX MEMBRES

 

COMMUNICATION AUX MEMBRES

Toutes les communications aux membres sont faites par courriel.

Au besoin, l'exécutif fait parvenir à tous les membres les informations susceptibles d'intéresser tous et chacun.

 

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Les membres du Club tiennent une assemblée générale une à deux fois par année, dont une obligatoire en fin de l’année.

Une réunion générale doit être tenue obligatoirement avant le 15 mars de chaque année (sauf en cas de force majeure. ex : épidémie). Seulement les membres en règle auront droit de vote et droit de parole, à cet effet il y aura une période de renouvellement avant la réunion.

Dans un délai raisonnable (10 jours) précédant ladite assemblée, l'exécutif fait parvenir à chacun une convocation par courriel contenant l'information pertinente sur les sujets à traiter.

Pour toute assemblée générale annuelle, l'ordre du jour doit contenir au minimum les items suivants:

a)   L'acceptation des rapports et procès-verbaux de la dernière assemblée générale.

b)  L’acceptation du rapport financier.

c)   L'approbation du budget pour l'année qui débute.

d)  L'approbation par l'assemblée générale des règlements (nouveaux ou modifiés), adoptés par les administrateurs depuis la dernière assemblée générale.

L'ordre du jour de toute assemblée ou réunion doit se limiter aux problèmes mentionnés dans l'avis de convocation.  Si toutefois un membre désire discuter un autre sujet, il sera ajouté au varia.

RÉUNION EXTRA-ORDINAIRE

Le conseil d'administration ou dix (10) membres en règle peuvent, selon les besoins, convoquer une assemblée générale spéciale. 

Le secrétaire est alors tenu de convoquer cette assemblée. Il doit donner un délai de dix (10) jours aux membres pour cette réunion. Le conseil d'administration doit procéder par résolution, tandis que le groupe de dix membres ou plus, doit produire une réquisition écrite, signée par ces dix membres ou plus. 

Le lieu, date et heure seront fixé par le conseil d’administration cette date ne doit pas excéder de 30 jours de la date de réception d’une réquisition.

L'avis de convocation doit énoncer le ou les buts de cette assemblée.

QUORUM

Le quorum est formé des membres en règles présents à l’assemblée générale.

Pour qu’i y ait quorum un minimum de 20% des membres doivent être présents.

Les procurations ne donnent aucun droit de vote, mais peuvent être entendues.

 

 

 

MEMBRES DE L’EXÉCUTIF

PRÉSIDENT

Il préside toutes les assemblées du conseil d'administration et celle des membres de l'organisme et fait partie de tous les comités d'études et services du CLUB. Il surveille l'exécution des décisions prises au conseil d'administration et il remplit toutes les charges qui lui sont attribuées durant le cours de son terme par le conseil d'administration. C'est lui qui généralement signe, avec le secrétaire, les documents qui engagent le CLUB. Il est également chargé des relations extérieures de l'organisme.

VICE-PRÉSIDENT

Assiste et rempli les mandats qu’ils lui sont donné par le Président.

En cas d'absence ou d'incapacité d'agir du président, le vice-président le remplace.

SECRÉTAIRE

Le secrétaire rédige et conserve tous les procès-verbaux des assemblées des membres et des réunions du conseil d'administration. Il conserve les archives, livres des minutes, procès-verbaux, sceau, logo, registre des membres, registre des administrateurs.

Il signe les documents avec le président pour les engagements de la corporation, rédige les rapports requis par diverses lois et autres documents ou lettres pour le club. Enfin il exécute toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par les règlements ou le conseil d'administration.

TRÉSORIER

Il a la charge et la garde des fonds du Club et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis des fonds reçus, des déboursés, des biens, des dettes et des obligations du Club. Il voit à la rentrée des contributions et les dépose à l'endroit déterminé par l'exécutif. Il est le seul à libeller les chèques sauf en cas d’urgence.

ADMINISTRATEUR

Ils secondent en tout temps les autres membres de l'exécutif. Ils peuvent remplir toute fonction que leur assigne l'exécutif.

DÉLÉGATION DE POUVOIRS

En cas d'absence ou d'incapacité d'agir de tout membre de l'exécutif, ou pour toute autre raison valable, l'exécutif peut déléguer les pouvoirs à un autre membre du Club pour une période jugée raisonnable.

COMITÉS

Le conseil d'administration peut confier des études à des comités dont il détermine la composition et paye les frais. Il n'est pas tenu de donner suite aux recommandations des comités, mais il doit permettre à tout membre de l'organisme de prendre connaissance du rapport qu'il a commandé.

SERVICES PROFESSIONELS

Le conseil d'administration peut, par simple résolution; choisir les professionnels dont il a besoin pour l'aider ou l'orienter dans son administration: notaires, avocats, architectes, ingénieurs, techniciens et tout autre spécialiste.

CONVOCATION

Les réunions de l'exécutif sont convoquées par le secrétaire, soit à l’invitation du président ou à la demande de la majorité des membres de l'exécutif.

L'avis de convocation de toute réunion de l'exécutif est par courriel.

QUORUM ET VOTE

Une majorité des membres (trois) de l'exécutif doivent être présents à chaque réunion pour constituer le quorum. Toutes les suggestions soumises doivent être acceptées à la majorité des voix, chaque membre de l'exécutif, y compris le président ayant droit à un seul vote.

 

LES RESPONSABILITÉS DE L’EXÉCUTIF

En accord avec les buts du club Escadrille du Haut Richelieu, l'exécutif :

        Établit le budget de fonctionnement du club et le fait accepter par les membres lors de l’assemblée annuelle.

        L’exécutif est responsable de dépenser selon le budget approuvé.

        Coordonne l’organisation d’activités.

        Favorise la participation des membres à l'élaboration des activités et la promotion de ces dernières;

        S'enquiert auprès de ses membres des réalisations susceptibles de les intéresser;

        Accepte ou refuse les projets suggérés par les membres;

        Rend compte de sa gestion lors de l'assemblée générale;

        Favorise le partenariat avec d'autres clubs afin d’élargir les connaissances de ses membres.

        La contribution des membres est fixée à chaque année par l'exécutif et adoptée par l’assemblée générale.

        Le conseil d'administration à majorité peut procéder à la suspension ou à l'expulsion de tout membre régulier qui par une conduite préjudiciable enfreint les règlements du club, l'éthique, la sécurité, ou commet une agression verbale ou physique, ou enfreint les règlements des organismes avec lequel le club a pris des engagements.

 

 

DISPOSITIONS FINANCIÈRES

ANNÉE FISCALE

L'exercice financier commence le premier Janvier de chaque année et se termine le 31 Décembre suivant, mais le conseil peut déterminer toute autre date qui lui convient mieux.

COMPTABILITÉ

L'exécutif fait tenir par le trésorier un chiffrier Excel, dans lequel sont inscrits tous les fonds reçus, les déboursés, les dettes et les obligations du Club. Ce fichier est remisé chez le trésorier qui en transmet occasionnellement une copie au secrétaire. Les fichiers des années précédentes sont aussi remisés de la même façon. Sur demande, les membres du Club peuvent consulter ces fichiers.

VÉRIFICATION

Les états financiers sont révisés par l’exécutif à la fin de chaque année et un sommaire est présenté à chaque assemblée générale. Les membres peuvent demander de voir le détail des activités.

EFFETS BANCAIRES

Tous les chèques, billets et autres effets bancaires sont signés par le président, et le trésorier. Advenant le cas où il y aurait absence ou urgence une autre personne désignée de l’exécutif peut signer pour permettre le bon fonctionnement du club.

 

DISPOSITIONS SOCIALES

Être membre du club Escadrille du Haut Richelieu n'empêche nullement d'être également membre d'un autre club.

Certaines activités peuvent aussi être accessibles aux non-membres.

CLAUSE RESTRICTIVE

Le club Escadrille du Haut Richelieu est un organisme à but non lucratif, il n'est donc pas une association avec des regards juridiques, syndicaux ou patronaux.

Toute action en ce sens ne peut recevoir l'appui de ses membres ni de l'exécutif.

Cette charte ne peut être modifiée que si 50% + 1 membre en règle votent pour la ou les modifications qui pourraient être présentés au conseil d’administration.

 

Dernière mise à jour de ce document : 13 septembre 2020

 

           

 

 

 Club Escadrille du Haut Richelieu

27 septembre 2020

Annexe 1 de la charte

Règlements

 

  Règlements du Club Escadrille du Haut Richelieu :

1.     Tous les membres ainsi que les visiteurs doivent stationner dans l’aire prévue à cette fin.

2.     Seuls les modèles électriques peuvent voler avant 9h00 le matin.

3.     Les pilotes doivent être un membre en règle du MAAC pour pratiquer leur loisir.

4.     Pour les membres qui n’ont pas encore obtenu leurs ailes 

a.      il est défendu de faire voler un aéronef seul ou sans instructeur.

b.     L’instructeur est responsable de décider si l’utilisation d’une commande d’appoint (Buddy Box) est nécessaire.

c.      Il est défendu de faire voler un aéronef (nouveau/réparé) sans qu’il ait fait l’objet d’une inspection d’un instructeur.

5.     Tout visiteur non accompagné doit demeurer dans l’aire de stationnement. Les visiteurs, spectateurs ou enfants accompagnés doivent être tenu à l'écart des modèles autres que celui de leur hôte.

6.     Les animaux doivent être en laisse en tout temps et tenus à l’écart des moteurs en marche.

7.     Chaque membre est responsable de ses déchets, donc tous les membres doivent rapporter leurs déchets.

8.     Il est strictement défendu de pratiquer le loisir sous l’influence d’alcool et/ou drogues illégales.

9.     Une aire de démarrage est aménagée pour assurer la sécurité de tous, hors donc tous les pilotes doivent obligatoirement respecter l’aire de démarrage des moteurs tel que désigné et le faire de façon sécuritaire.

10.  Il est strictement défendu de «taxier» dans l’aire de stationnement des modèles à leur sortie ou encore au retour de votre envolée.

11.  En tout temps, vous devez utiliser les cages d’envol pour vos envolées. Vu la location du terrain, vous devez placer les cages à votre arrivée et les remettre au «pit» à votre départ.

12.  La carte de membre est obligatoire afin de voler, tout membre doit présenter sa carte sur demande.

Dans l’éventualité que le membre aurait oublié sa carte, un officiel club peut valider sont membership, sinon il sera interdit de voler.

13.  Si vous avez à faire fonctionner votre moteur pour une période de temps prolongée, veuillez le faire aux extrémités du «pit» à l’endroit désigné.

14.  Il est strictement défendu de survoler au-dessus du «pit», du stationnement, la route, et surtout dans la direction de l’autoroute 10.

15.  Il est défendu de vous placer sur la piste pour le décollage à moins d’une permission et l’accord des membres présents.

16.  Le club favorise l’usage de la fréquence 2.4mHz, cependant toutes les fréquences accréditées par le MAAC sont acceptées, sous la seule et unique responsabilité de leur usager.

17.  Un circuit de vol est exigé au moment où il y aura plusieurs appareils en vol et toute manœuvre acrobatique devra se faire à l’extérieur du circuit afin d’éviter tout accident.

18.  Hélicoptères et drones ne sont pas admis sauf pour les membres qui possédaient déjà un de ces appareils en date du 30 novembre 2019.

19.  Toilettes: De type chimique, elles requièrent un entretient particulier et elles doivent rester propres afin de minimiser les couts d’entretiens.

20.  Identification des modèles : Tous les modèles doivent être identifiés tel que prescrit par le MAAC.

21.  Il est interdit de voler un modèle non équipé d'un silencieux jugé efficace selon les normes de bruit du MAAC.

22.  Pour fin de sécurité seuls les moteurs de 80 cc et moins, ou leur équivalent électrique sont autorisés.

23.  Si deux ou plusieurs modèles en vol sont impliqués dans une collision, chacun des membres concernés est responsable de ses propres dommages.

Tout membre ayant un modèle en mouvement impliqué dans une collision avec un autre modèle statique; dans le puits de ravitaillement est responsable des dommages causés à celui-ci.

Si un conflit survient dans le règlement des dommages entre membres, en avertir le conseil d’administration qui doit nommer un arbitre. Cet arbitre doit être accepté par les deux parties et sa décision est exécutoire et sans recours.

24.  Quiconque refusera de se conformer à ces règlements risquera son expulsion du club.

25.  Les règlements initiaux font partis intégrant de la charte.

26.  À partir du premier octobre de chaque année, la cotisation pour l’année suivante donnera au membre le droit de vol pour l’année courante. Avant le premier octobre, la cotisation ne comptera que pour l’année en cours.

27.  Tout membre régulier qui par une conduite préjudiciable enfreint les règlements du club, l'éthique, la sécurité, ou commet une agression verbale ou physique, ou enfreint les règlements des organismes avec lequel le club a pris des engagements, risquera son expulsion du club.

 

 

 

 

Annexe 2 de la charte

 

MODIFICATIONS À LA CHARTE VOTÉES PAR LA MAJORITÉ DES MEMBRES PRÉSENTS À LA RÉUNION ANNUELLE DU 14 AVRIL 2024

 

1)    Le libellé du paragraphe ‘’MEMBRE’’ a été changé par celui-ci : Compte tenu de la limitation de l’espace aérien causé par l’autoroute 10, Le nombre maximum de membre est fixé à 70 ferme.

 

2)    Le libellé du paragraphe ‘’ Assemblée Générale’’ a été changé par celui-ci : Les membres du Club tiennent une assemblée générale une à deux fois par année, dont une obligatoire en début de saison.

Une réunion générale doit être tenue obligatoirement avant le 15 Avril de chaque année (sauf en cas de force majeure. Ex : épidémie )

Tout le reste du chapitre demeure le même.

3)    Dans règlements 27 septembre 2020, le libellé de la clause # 11 a été modifié             

par celui-ci : ‘’ Le club suggère que les pilotes utilisent les cages d’envol pour vos envolées. Vu la location du terrain, vous devez placer les cages à votre arrivée et les remettre au ‘’pit’’ à votre départ.

 

CES MODIFICATIONS FONT PARTIES INTÉGRANTE DE LA CHARTE .